Uren exporteren naar Excel

Met de Urenexport zet je de geschreven uren van het hele kantoor in een Excel-bestand, bijvoorbeeld voor facturatie of de salarisadministratie. Je kiest de periode en filtert op medewerker, project, type en status.

Uren exporteren

1. Ga in het menu onder Management Informatie naar Realisatie vs Budget.
2. Open de tab Urenexport. Deze tab zie je alleen met het recht Uren exporteren.
3. Kies de periode met Vanaf en Tot en met. Standaard loopt de periode vanaf 1 januari van dit jaar.
4. Kies eventueel een filter:
   • Gebruiker: één medewerker, op e-mailadres, of Alle gebruikers;
   • Project: één project of Alle projecten;
   • Type: Klant, Indirect of Alle typen;
   • Status: bijvoorbeeld alleen Definitief, of Alle statussen.
5. Klik op Filter toepassen. AIRA haalt de uren op en toont het aantal Excel-regels, het Totaal uren en de Totaal besteding.
6. Controleer de voorbeeldtabel. Die toont de eerste 100 regels; de export bevat alle regels.
7. Klik op Exporteer naar Excel. Het bestand wordt gedownload.

Wijzig je daarna de periode, klik dan opnieuw op Filter toepassen voordat je exporteert.

Wat staat er in het bestand?

Het bestand heet Urenexport_<vanaf>_<tot en met>.xlsx en heeft twee tabbladen.

Het tabblad Uren heeft één regel per urenregistratie met de kolommen: Datum, Gebruiker, Type, Cliënt, Project, Taakcode, Taakomschrijving, Indirecte code, Indirecte omschrijving, Aantal uren, Uurtarief, Besteding totaal, Status, Definitief gemaakt op, Week, Notities, Aangemaakt op en Laatst gewijzigd. De kolomkoppen hebben een filter en blijven staan als je scrolt.

Het tabblad Criteria vermeldt de gekozen periode en filters, het aantal regels, de totalen en de exportdatum.

Wie mag wat?

Het recht Uren exporteren hebben partners en compliance officers standaard. De export bevat de uren van iedereen in het kantoor, inclusief uurtarieven.

Veelgestelde vragen

Waarom zie ik de tab Urenexport niet?

Je hebt het recht Uren exporteren niet. Vraag een beheerder om het recht. Staat Realisatie vs Budget grijs met een slotje in het menu, dan zit die module niet in de licentie van je kantoor.

Kan ik de uren van één medewerker of één project exporteren?

Ja. Kies de medewerker bij Gebruiker of het project bij Project, klik op Filter toepassen en daarna op Exporteer naar Excel.

Waarom staat de besteding op nul in de export?

De besteding is het aantal uren maal het uurtarief van de medewerker op het moment van schrijven. Had de medewerker toen geen uurtarief, dan is de besteding nul. Uurtarieven stelt iemand met het recht Uurtarieven aanpassen in.

Welke kolommen staan in de urenexport?

Zie de lijst hierboven onder Wat staat er in het bestand?.