Planning en werkvoorraad
Een budget importeren en exporteren
Het budget van een project naar Excel exporteren, of een budget uit Excel inlezen met de template met taken en projectgebruikers.
In AIRA
Waar je deze functie vindt en wat je ervoor nodig hebt
Te vinden in
Projectenproject openentab BudgetMeer actiesImporteren
Benodigd recht
Vaktechnisch budget beheren
- Partner
- Manager
Standaard voor partners en managers. Een beheerder kan dit recht per gebruiker toekennen of afnemen.
Laatst bijgewerkt
Op de tab Budget van een project exporteer je het budget naar Excel, of lees je een budget in vanuit Excel. Exporteren kan iedereen met toegang tot het project. Importeren vraagt het recht Vaktechnisch budget beheren en bewerkrechten op het project.
Een budget exporteren
- Ga in het menu naar Projecten en open het project.
- Klik onderaan op de tab Budget.
- Klik rechtsboven op de drie puntjes (Meer acties) en kies Exporteren.
Je krijgt een Excel-bestand met drie tabbladen: Vaktechnisch Budget (één regel per medewerker per taak), Takenbibliotheek en Projectgebruikers. Het eerste tabblad heeft hetzelfde formaat als de import, zodat je een budget kunt exporteren, aanpassen en weer inlezen in een ander project.
Een budget importeren
- Open het project en klik op de tab Budget.
- Klik rechtsboven op de drie puntjes (Meer acties) en kies Importeren. Het venster Budget Importeren opent.
- Klik op Download Template (met taken en projectgebruikers).
- Vul het eerste tabblad in, één regel per medewerker per taak:
| Kolom | Inhoud |
|---|---|
Categorie |
Een categorie uit de takenbibliotheek (zie het tabblad Takenbibliotheek) |
Taakomschrijving |
De naam van de taak, uit de bibliotheek of een eigen omschrijving |
Uren |
Het aantal begrote uren, bijvoorbeeld 8, 16 of 40 |
Email |
Het e-mailadres van de medewerker (zie het tabblad Projectgebruikers) |
- Klik op Bestand kiezen, of sleep het bestand naar het vak. Alleen .xlsx en .xls tot 5 MB worden geaccepteerd.
- Klik op Importeren.
- Lees het resultaat: hoeveel budgetregels zijn geïmporteerd, hoeveel lege rijen zijn overgeslagen en welke rijen een fout hadden. Klik op Sluiten.
Waarom een regel wordt geweigerd
- Taakomschrijving of Email ontbreekt.
- De Uren zijn geen positief getal, of meer dan 10.000.
- De categorie bestaat niet in de takenbibliotheek van je kantoor.
- Het e-mailadres hoort niet bij een gebruiker van je kantoor. Alleen medewerkers die aan het project zijn toegevoegd, kun je toewijzen.
Bij Details staat per rij wat er mis is. De andere regels worden wel ingelezen.
Veelgestelde vragen
Overschrijft een import het bestaande budget?
Nee. De import voegt regels toe aan wat er al staat. Wil je opnieuw beginnen, verwijder dan eerst de taken die je niet meer nodig hebt.
Waarom zie ik de knop Importeren niet?
Importeren staat onder de drie puntjes (Meer acties) rechtsboven op de tab Budget. Staat het daar niet, dan mis je het recht Vaktechnisch budget beheren, of is het budget vastgesteld. Partners en managers hebben dat recht standaard; vraag anders de beheerder van je kantoor.