Een KYC-formulier invullen

Je vult het KYC-formulier per project in, hoofdstuk voor hoofdstuk. Om te kunnen opslaan heb je bewerkrechten op het project nodig. Achtergrond over acceptatie, continuatie en de statussen staat in Cliëntacceptatie en -continuatie.

Het formulier openen

1. Ga in het menu naar Projecten en open het project.
2. Klik in de pijler Rapportage op de tegel Cliëntacceptatie of Cliëntcontinuatie.
3. Het Cliëntacceptatieformulier of Cliëntcontinuatieformulier opent. Onder de titel staan de cliënt, het project en de templateversie.

Bovenaan staan de stappen: één per hoofdstuk, en als laatste Conclusie & Ondertekening. Een oranje bolletje bij een stap betekent dat daar nog verplichte vragen openstaan.

De vragen beantwoorden

1. Beantwoord per stap de vragen. Een rood sterretje betekent dat de vraag verplicht is.
2. Bij sommige ja/nee-vragen verschijnt na je antwoord een veld Onderbouwing (verplicht). Vul dat in.
3. Een vraag die door een eerder antwoord niet van toepassing is, staat grijs met N.v.t.
4. Klik op een volgende stap. AIRA slaat je wijzigingen op zodra je van stap wisselt.
5. Klik tussendoor op Opslaan rechtsboven als je de pagina wilt verlaten.

Lukt opslaan niet, dan verschijnt bovenaan Opslaan mislukt — je antwoorden zijn nog niet bewaard. met de reden erachter.

Bijlagen toevoegen

Onderaan elke stap staat Bijlagen.

1. Kies het type bijlage in de keuzelijst.
2. Klik op Bestand kiezen en kies een PDF-, PNG- of JPG-bestand.
3. De bijlage verschijnt in de lijst. Met Verwijderen haal je hem weg.

Staat er Verplicht: met (ontbreekt) achter een type, dan moet je die bijlage toevoegen voordat het formulier ondertekend kan worden.

Antwoorden overnemen

Je hoeft niet elk jaar opnieuw te beginnen.

1. Klik rechtsboven op Antwoorden kopiëren. Bij een leeg continuatieformulier staat er ook een balk met de knop Antwoorden overnemen.
2. Kies in het venster Antwoorden overnemen een eerder project van dezelfde cliënt. Het project van het vorige boekjaar is gemarkeerd met Vorig boekjaar.
3. De antwoorden worden overgenomen.

Met Uit projectgegevens vult AIRA lege velden in op basis van de gegevens van het project en de cliënt. Bestaande antwoorden blijven staan.

Bijwerken naar een nieuwe templateversie

Heeft je kantoor een nieuwere versie van het formuliertemplate gepubliceerd, dan staat rechtsboven de knop Nieuwe templateversie.

1. Klik op Nieuwe templateversie.
2. Je ziet hoeveel vragen nieuw, gewijzigd en verwijderd zijn. Antwoorden op verwijderde vragen gaan verloren; die staan in de melding genoemd.
3. Klik op Bijwerken, of op Annuleren om op de huidige versie te blijven.

De conclusie invullen

1. Klik op de laatste stap, Conclusie & Ondertekening.
2. Bekijk de Berekende conclusie (o.b.v. risicovragen).
3. Kies bij Vastgestelde conclusie de conclusie. Wijkt die af van de berekende, vul dan Reden afwijking in.
4. Kies bij Eindconclusie Accepteren of Niet accepteren en vul de Motivatie in.
5. Kies bij Ondertekenaars de Verantwoordelijk Partner en de Compliance Officer. In de lijsten staan de collega's met de rol partner of compliance officer.
6. Klik op Opslaan.

Daarna kun je het formulier laten ondertekenen: zie Een KYC-formulier laten ondertekenen.

Het formulier als PDF downloaden

Klik rechtsboven op Download PDF. De PDF opent in een nieuw tabblad. Op de PDF staat de documentstatus, bijvoorbeeld Concept. Downloaden kan altijd, ook als het formulier vergrendeld is.

Veelgestelde vragen

Wordt het KYC-formulier automatisch opgeslagen?

Ja, zodra je naar een andere stap gaat. Verlaat je de pagina vanaf dezelfde stap, klik dan eerst op Opslaan.

Wat betekent het oranje bolletje bij een stap van het formulier?

Dat er in die stap nog verplichte vragen, verplichte onderbouwingen of verplichte bijlagen ontbreken. Zolang die openstaan, kan de ondertekening niet starten.

Hoe neem ik de antwoorden van vorig jaar over in het continuatieformulier?

Klik op Antwoorden kopiëren of Antwoorden overnemen en kies het project van het vorige boekjaar, gemarkeerd met Vorig boekjaar. Je kunt alleen overnemen van projecten van dezelfde cliënt.

Waarom kan ik het KYC-formulier niet meer bewerken?

Het formulier is ter ondertekening aangeboden, volledig ondertekend of definitief gemaakt. Bovenaan staat dan een balk met de reden. Een lopende ondertekening kan worden ingetrokken; zie Een KYC-formulier laten ondertekenen.