Cliëntacceptatie en -continuatie

Met het KYC-formulier leg je per project het cliëntenonderzoek vast: bij een nieuwe cliënt het Cliëntacceptatieformulier, bij een bestaande cliënt het Cliëntcontinuatieformulier. Het formulier eindigt met een conclusie en wordt ondertekend door een partner en een compliance officer.

Acceptatie of continuatie

Bij het aanmaken van een project beantwoord je de vraag Nieuwe opdracht?:

• Ja, nieuwe cliënt: het project krijgt het formulier Cliëntacceptatie;
• Nee, bestaande cliënt: het project krijgt het formulier Cliëntcontinuatie.

Beantwoord je de vraag niet, dan krijgt het project geen KYC-formulier. Achteraf wijzig je dit bij Bewerken op de projectpagina, met de keuze Type cliënt: Nieuwe cliënt of Bestaande cliënt. Zie Een project aanmaken.

Waar vind je het formulier?

1. Ga in het menu naar Projecten en open het project.
2. Klik in de pijler Rapportage op de tegel Cliëntacceptatie of Cliëntcontinuatie.

Je komt ook bij het formulier via het overzicht Acceptatie/Continuatie onder Management Informatie, en, als het op jouw handtekening wacht, via Mijn acties.

Hoe het formulier is opgebouwd

De vragen komen uit het formuliertemplate van je kantoor. Elk hoofdstuk van het template is een stap in het formulier; de laatste stap is altijd Conclusie & Ondertekening. Het template wordt beheerd onder Instellingen › Audit › Formuliertemplates, door wie het recht KYC-sjablonen beheren heeft. Zie Formuliertemplates beheren.

Een formulier blijft op de templateversie waarmee het is begonnen. Publiceert je kantoor een nieuwere versie, dan kun je het formulier daarnaar bijwerken.

De berekende conclusie

AIRA berekent uit de vragen die in het template meewegen in het risico een Berekende conclusie:

Conclusie	Wanneer
Vereenvoudigd cliëntenonderzoek	Geen enkele risicovraag wijst op een hoog of normaal risico
Normaal cliëntenonderzoek	Er is een risico, maar minder hoge risico's dan de drempel uit het template
Verscherpt cliëntenonderzoek	Het aantal hoge risico's bereikt de drempel uit het template

Je kunt hiervan afwijken bij Vastgestelde conclusie; dan vul je een Reden afwijking in. Daarna kies je de Eindconclusie: Accepteren of Niet accepteren.

De statussen

Status	Betekenis
Concept	Het formulier wordt ingevuld.
Gereed voor ondertekening	Het formulier is klaar en kan ter ondertekening worden aangeboden.
Verzonden voor ondertekening	De ondertekening loopt. Het formulier is tijdelijk vergrendeld.
Deels ondertekend	Een van de twee ondertekenaars heeft getekend.
Volledig ondertekend	Beide ondertekenaars hebben getekend. Het formulier is definitief vergrendeld.
Definitief	Het formulier is definitief gemaakt en niet meer te bewerken.
Gearchiveerd	Het formulier is gearchiveerd en niet meer te bewerken.

Wie doet wat?

Handeling	Wie
Formulier invullen en ter ondertekening aanbieden	Iedereen met bewerkrechten op het project
Ondertekenen	De gekozen partner en compliance officer
Ondertekening intrekken	De gekozen ondertekenaars, of wie het recht Ondertekening intrekken heeft
Definitief maken	Wie het recht KYC definitief maken heeft
Formulier verwerpen	Wie het recht KYC-formulier verwerpen heeft
Het kantoorbrede overzicht bekijken	Wie het recht KYC-overzicht inzien heeft

Meer weten

• Een KYC-formulier invullen
• Een KYC-formulier laten ondertekenen
• Een KYC-formulier definitief maken of verwerpen
• Het overzicht Acceptatie/Continuatie

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen cliëntacceptatie en cliëntcontinuatie?

Acceptatie is voor een nieuwe cliënt, continuatie voor een bestaande cliënt bij een volgend boekjaar of een volgende opdracht. Welk formulier een project krijgt, volgt uit de vraag Nieuwe opdracht? bij het aanmaken van het project.

Wie stelt de vragen van het KYC-formulier op?

Je kantoor zelf, in het formuliertemplate onder Instellingen › Audit › Formuliertemplates. Daarvoor is het recht KYC-sjablonen beheren nodig.