Het clientdossier

Het clientdossier is het scherm met alle vaste gegevens van één cliënt. Je opent het via Beheer › Cliënten door op een cliënt in de lijst te klikken. Iedereen kan het dossier bekijken. Bewerken kan alleen met het recht Cliënten bewerken; zonder dat recht zie je geen knoppen Bewerken of Toevoegen.

Het dossier heeft vier secties onder elkaar.

Bedrijfsgegevens

Hier staan het KvK-nummer, de Handelsnaam, Statutaire naam, Rechtsvorm, Branche, Plaats, het Adres, RSIN, het aantal Werkzame personen, de Oprichtingsdatum, de SBI-activiteiten en eventuele Notities.

Wijzigen:

1. Klik bij Bedrijfsgegevens op Bewerken.
2. Pas de velden aan, of klik op KvK opzoeken om de gegevens opnieuw uit het Handelsregister over te nemen. Zie Bedrijfsgegevens ophalen bij de KvK.
3. Klik op Opslaan.

Contactpersoon

Per cliënt leg je één contactpersoon vast met Naam, Functie en E-mailadres.

1. Klik bij Contactpersoon op Toevoegen, of op Bewerken als er al een contactpersoon staat.
2. Vul de gegevens in.
3. Klik op Opslaan.

Bankrekeningen

Hier leg je de IBANs van de cliënt vast. Je kunt er in één keer meerdere toevoegen.

1. Klik bij Bankrekeningen op Toevoegen, of op Bewerken als er al rekeningen staan.
2. Vul per rij de IBAN in. Bij een Nederlandse IBAN vult AIRA de bank zelf in. Vul bij een buitenlandse IBAN de Bank zelf in.
3. Zet eventueel een Omschrijving bij de rekening.
4. Klik op Nog een rekening of druk op Enter in de laatste rij voor een volgende rekening. Met de prullenbak verwijder je een rij.
5. Klik op Opslaan.

AIRA controleert elke IBAN. Een ongeldige IBAN of dezelfde IBAN twee keer bij deze cliënt kun je niet opslaan; je ziet dan Controleer de gemarkeerde bankrekeningen. Verwijderde rijen zijn pas weg na Opslaan; met Annuleren blijft alles zoals het was.

Staat dezelfde IBAN ook bij een andere cliënt van je kantoor, dan zie je Deze IBAN staat ook bij ... met de naam van die cliënt. Dat is een waarschuwing: opslaan kan wel.

Groepsstructuur

De groepsstructuur toont de juridische structuur van de cliënt als organogram: welke entiteiten erbij horen en wie welk deel van de aandelen houdt. Bij een nieuwe cliënt staat de cliënt zelf er al in als opdrachtentiteit.

1. Klik bij Groepsstructuur op Bewerken.
2. Klik op Entiteit toevoegen voor elke entiteit, zoals een holding, werkmaatschappij of natuurlijk persoon.
3. Vul per entiteit de Naam en de Soort in, bijvoorbeeld BV, Holding BV, Stichting of Natuurlijk persoon. Met de knop naast KvK-/registratienummer haal je de gegevens van een entiteit bij de KvK op.
4. Geef met Opdrachtentiteit aan welke entiteit de opdracht betreft.
5. Leg bij Aandeelhouders met + Aandeelhouder toevoegen vast welke andere entiteit aandelen houdt en welk percentage.
6. Controleer het Organogram onderaan; dat werkt direct mee.
7. Klik op Opslaan.

Veelgestelde vragen

Waarom zie ik geen knop Bewerken in het clientdossier?

Je hebt het recht Cliënten bewerken niet. Je kunt het dossier dan alleen bekijken. Vraag de beheerder van je kantoor om het recht.

Wat gebeurt er met de projectnaam als ik de naam van een cliënt wijzig?

AIRA past de cliëntnaam ook aan in alle projecten van die cliënt, en daarmee de projectnaam.

Waarom krijg ik een waarschuwing dat een IBAN ook bij een andere cliënt staat?

Dezelfde rekening is al bij een andere cliënt van je kantoor vastgelegd. Dat kan kloppen, bijvoorbeeld bij een gezamenlijke rekening binnen een groep, maar het kan ook een tikfout zijn. Controleer de IBAN; opslaan kan in beide gevallen.