Mappen per entiteit met een mappingmodel

Een project met een mappingmodel mapt niet één lijst grootboekrekeningen, maar elke bron apart: elke entiteit uit de auditfiles, elke saldibalans en de consolidatiestaat. Je koppelt elke rekening aan een Hoofdmapping en eventueel een Submapping. Rubricering en leadsheets volgen die mapping per eenheid.

Het model

Het model kies je per project bij Indeling jaarrekening: het Categoriaal model (kosten naar soort, de standaard voor nieuwe projecten) of het Functioneel model (kostprijs, verkoop- en beheerskosten). Hoe je het model kiest of wisselt, en wat er dan met de mapping gebeurt, lees je in De indeling jaarrekening van een project kiezen. Een project zonder model werkt met de oude lijst van jaarrekeningposten; zie Grootboekrekeningen mappen.

Waar map je?

• In de Auditfile Analyser op de tab Mapping: de entiteiten uit de auditfiles, de saldibalansen en de consolidatiestaat.
• Op de tab Bronnen van het project: in het menu met de drie puntjes van Saldibalans kies je Mappen: met de naam en het jaar van die saldibalans, en bij Consolidatiestaat kies je Mappen. Het venster Mapping grootboek opent op die eenheid.
• Direct na het analyseren van een auditfile opent het venster Mapping grootboek vanzelf.

Bovenaan staan de eenheden als blokjes met de voortgang. Een vinkje betekent dat de eenheid volledig gemapt is. Klik op een blokje om die eenheid te mappen.

Rekeningen mappen

1. Kies de eenheid bovenaan.
2. Kies per rekening de Hoofdmapping en eventueel de Submapping. Je kunt in beide keuzelijsten typen om te zoeken.
3. Gebruik zo nodig Zoek op rekening of omschrijving, Alleen nog niet gemapt of het filter Alle hoofdmappings.
4. Klik op Opslaan. Tussen haakjes staat het aantal wijzigingen.

Bovenaan zie je hoeveel rekeningen van de eenheid gemapt zijn. Ga je naar een andere eenheid met niet-opgeslagen wijzigingen, dan vraagt AIRA eerst wat je wilt doen.

Meerdere rekeningen tegelijk

1. Vink de rekeningen aan, of vink in de kop alle zichtbare rekeningen aan.
2. Kies onderin bij Map naar de hoofdmapping en eventueel de submapping.
3. Klik op Toepassen, of op Mapping wissen om de mapping van de selectie te verwijderen.
4. Klik op Opslaan.

Overnemen van een andere saldibalans

Bij een saldibalans kun je met Overnemen van... de mapping van een andere, al gemapte saldibalans overnemen op rekeningnummer. Vink Ook bestaande mapping overschrijven aan als je al gemapte rekeningen ook wilt vervangen. Klik daarna op Opslaan.

Via Excel

Met Exporteren download je de mapping van de eenheid, met de tabbladen Mapping en Keuzelijst. Vul de kolommen Hoofdmapping en Submapping in met de teksten uit de keuzelijst en lees het bestand in met Importeren (alleen .xlsx, maximaal 5 MB). AIRA meldt hoeveel rekeningen zijn ingelezen en welke waarden niet zijn herkend. Klik daarna op Opslaan.

Entiteiten samenvoegen en splitsen

Auditfiles met dezelfde bedrijfsnaam vormen vanzelf één eenheid. Heet dezelfde entiteit in twee auditfiles net anders, voeg ze dan samen:

1. Klik op Entiteiten samenvoegen.
2. Kies de entiteiten. AIRA wijst namen aan die op elkaar lijken.
3. Vul de Naam van de samengevoegde entiteit in en klik op Samenvoegen.

Een samengevoegde eenheid maak je weer los met Splitsen.

Rubricering en leadsheets

Op de tab Rubricering van de Auditfile Analyser en onder Export › Leadsheets kies je dezelfde eenheden, plus Totaal auditfiles voor het totaal over alle entiteiten. Een leadsheet toont alleen de submappings met rekeningen, plus de regel Zonder submapping voor rekeningen die alleen op de hoofdmapping zijn gemapt.

Wie mag wat?

Bekijken kan iedereen met toegang tot het project. Mappen, overnemen, samenvoegen en splitsen kan alleen als je het project mag bewerken. In een gearchiveerd project is de mapping alleen te lezen.

Veelgestelde vragen

Hoe map ik een saldibalans?

Upload de saldibalans bij de bronnen van het project. Kies daarna in het menu met de drie puntjes van Saldibalans de optie Mappen: met de naam van die saldibalans, of kies de saldibalans op de tab Mapping van de Auditfile Analyser.

Wat betekent Totaal auditfiles?

Op de tab Rubricering en bij de leadsheets is Totaal auditfiles het totaal over alle entiteiten uit de auditfiles samen. De mapping zelf doe je per entiteit.

Hoe map ik meerdere rekeningen tegelijk?

Vink de rekeningen aan, kies onderin bij Map naar de hoofdmapping en klik op Toepassen. Sla daarna op.