De werkvoorraad

De Werkvoorraad geeft managers en partners overzicht: hoe ver de projecten zijn, wie overbelast is en wie nog ruimte heeft, en welke kantoortaken er openstaan. Je opent hem via Management Informatie › Werkvoorraad in het menu. De pagina vraagt het recht Planning bewerken of Kantoortaken beheren. Met alleen Kantoortaken beheren zie je alleen de tab Kantoortaken. Zonder een van beide staat er "Deze pagina is alleen beschikbaar voor gebruikers die de planning mogen bewerken of kantoortaken mogen beheren."

De pagina heeft drie tabs: Capaciteit, Overzicht projecten en Kantoortaken. Hij rekent met de actieve projecten die jij kunt zien.

Tab Capaciteit

Bovenaan kies je wie en hoe ver vooruit je kijkt: zoek een medewerker, kies een rol, en kies de horizon van 7 dagen tot 6 maanden vooruit (standaard 14 dagen).

De Capaciteit-matrix

Elke medewerker staat als initialen in een raster:

• Naar rechts: hoe voller de planning, hoe verder naar rechts (vrije ruimte in planning, van veel naar weinig).
• Naar boven: hoe meer deadline-werk ongepland blijft, hoe hoger (netto deadline-druk).

Linksonder betekent ruimte en weinig druk, de diagonaal is in balans, rechtsboven is kritiek. Een rode stip betekent een overlopen taak: boven het budget en niet voltooid. Klik op Leeswijzer voor de uitleg.

Beweeg over een persoon voor de cijfers. Klik op een persoon voor de onderbouwing: Vrije ruimte, Netto deadline-druk, Bruto druk / gedekt door planning, Resterend werk totaal, en de openstaande taken waar dat op rust.

Signalen

Onder de matrix staan Signalen: aanbevelingen op basis van vaste rekenregels.

Signaal	Wanneer
Schuifkansen	Een deadline-taak van een overbelast persoon, met collega's die tot de richtdatum ruimte hebben. Collega's die de afgelopen 90 dagen op een project van dezelfde cliënt gepland stonden, gaan voor.
Overbelast	Meer dan 100% van de beschikbare uren gepland in een komende week, netto deadline-druk groter dan de vrije ruimte, of meer dan 5 open taken met een richtdatum binnen 7 dagen.
Ruimte	Minder dan 60% van de beschikbare uren gepland in een komende week en minder dan 3 open taken op de projectborden.
Rolverdeling	Meer dan 40% van de open taken ligt bij de managementlaag, terwijl de assistentenlaag ruimte heeft.

Schuifkansen en rolverdeling gaan alleen over taken in de fasen Taken, In uitvoering en Waiting. Signalen doen niets automatisch: de planning verandert pas als je die zelf aanpast. Klik op Rekenregels voor de precieze regels.

Tab Overzicht projecten

• Taakverdeling per project: een grafiek met per project het aantal taken per kolom van het projectbord, voltooid in groen.
• Daaronder per project het aantal taken, het percentage voltooid, de gerealiseerde tegenover de begrote uren en hoeveel taken over richtdatum zijn. De gekleurde balk toont de verdeling over de kolommen.

Klik op een project om het projectbord ervan te openen. Zie Het projectbord.

Tab Kantoortaken

Taken voor het hele kantoor, los van projecten. Hoe je die aanmaakt en toewijst, lees je in Kantoortaken aanmaken en toewijzen.

Veelgestelde vragen

Waarom kan ik de werkvoorraad niet openen?

De pagina vraagt het recht Planning bewerken of Kantoortaken beheren. Partners en managers hebben beide standaard. Zonder een van die rechten zie je alleen een melding. Met alleen Kantoortaken beheren zie je alleen de tab Kantoortaken.

Wat is een schuifkans?

Een taak met een naderende richtdatum bij iemand die overbelast is, met collega's die tot die datum ruimte hebben om hem over te nemen. AIRA stelt alleen voor; jij beslist en past zelf de planning of de uitvoerder aan.

Hoe lees ik de Capaciteit-matrix?

Hoe verder naar rechts, hoe voller de planning. Hoe hoger, hoe meer deadline-werk nog niet is ingepland. Rechtsboven is dus kritiek, linksonder is ruimte.