Planning en werkvoorraad
Planning importeren uit Excel
Een planning in één keer inlezen vanuit een Excel-bestand, met de template en de lijst met geldige ID's uit AIRA.
In AIRA
Waar je deze functie vindt en wat je ervoor nodig hebt
Te vinden in
Planningtab Team PlanningImporteer planning
Benodigd recht
Planning importeren
- Partner
Standaard voor partners. Een beheerder kan dit recht per gebruiker toekennen of afnemen.
Onderdeel van de module Planning.
Laatst bijgewerkt
Heb je een planning in Excel, dan lees je die in één keer in via Importeer planning op de tab Team Planning. Je hebt daarvoor het recht Planning importeren nodig. Partners hebben dat standaard; anderen niet.
Het bestand voorbereiden
- Ga in het menu naar Planning. De tab Team Planning opent.
- Klik rechtsboven op Importeer planning. Het venster Planning Importeren opent.
- Klik op Download Template (Excel). Je krijgt een werkboek met de juiste kolommen en een voorbeeldregel.
- Klik op Download import-IDs (Excel). Je krijgt één werkboek met alle geldige ID's van medewerkers, cliënten, projecten en indirecte codes van je kantoor.
- Vul de template in: één regel per medewerker per dag. Vul bij type
clientzowel het project als de cliënt van dat project in.
| Kolom | Inhoud |
|---|---|
userId |
ID van de medewerker (verplicht) |
userName |
Naam (optioneel) |
date |
Datum, bijvoorbeeld 28-03-2026 (verplicht) |
hours |
Aantal uren (verplicht) |
type |
client of indirect (verplicht) |
clientId |
ID van de cliënt; vul hem in bij type client |
clientName |
Naam van de cliënt (optioneel) |
projectId |
ID van het project; vul hem in bij type client |
projectName |
Projectnaam (optioneel) |
indirectCodeId |
ID van de indirecte code (verplicht bij type indirect) |
indirectCode |
Code (optioneel) |
indirectName |
Naam van de code (optioneel) |
notes |
Notitie (optioneel) |
Het bestand importeren
- Klik in het venster Planning Importeren op Bestand kiezen, of sleep het bestand naar het vak. Alleen .xlsx en .xls tot 5 MB worden geaccepteerd.
- Klik op Importeren.
- Lees het resultaat onder Import voltooid: hoeveel regels zijn geïmporteerd, hoeveel lege rijen zijn overgeslagen en welke rijen fouten hadden. Bij Details staat per rij wat er mis was.
- Klik op Sluiten. De planning ververst vanzelf.
Wanneer de import wordt geweigerd
- Een ID bestaat niet: elke
userId,projectId,clientIdenindirectCodeIdmoet in AIRA bestaan. Gebruik de lijst uit Download import-IDs (Excel). - Project of cliënt ontbreekt of past niet: vul bij type
clienthet project en de cliënt van dat project in, met de ID's uit Download import-IDs (Excel). - Meer dan 8 uur op een dag: de bestaande planning plus de import mag per medewerker per dag niet boven de 8 uur komen. Gebeurt dat, dan wordt de hele import geannuleerd met de melding "Import geannuleerd: dagelijkse urenlimiet wordt overschreden" en een lijst van de dagen waar het misgaat. Er wordt dan niets ingelezen.
- Geen enkele geldige rij: dan wordt niets geïmporteerd en zie je per rij de fout.
Rijen met een fout worden overgeslagen; de geldige rijen worden wel ingelezen, tenzij de grens van 8 uur ergens wordt overschreden.
Veelgestelde vragen
Waarom zie ik de knop Importeer planning niet?
Je hebt het recht Planning importeren niet. Partners hebben het standaard. Vraag de beheerder van je kantoor als je het nodig hebt.
Waar vind ik de ID's van medewerkers en projecten voor de import?
In het venster Planning Importeren via Download import-IDs (Excel). Dat werkboek bevat alle geldige ID's van je kantoor.
Waarom wordt mijn planningsimport geweigerd?
Meestal komt een medewerker op een dag boven de 8 uur, of klopt een ID niet. De melding en de Details noemen de rij of de dag.