Een project delen met collega's

Een nieuw project is alleen zichtbaar voor jou, de maker. Wil je samenwerken, dan deel je het project met je collega's. Zij zien het project daarna op hun pagina Projecten en krijgen er een e-mail over.

Delen kan als je de eigenaar van het project bent en het recht Projecten delen hebt, of als je het recht Alle projecten beheren hebt, zoals partners standaard. Een collega met wie het project is gedeeld, kan het zelf niet verder delen.

Een project delen

1. Open het project via Projecten.
2. Klik onderaan op de tab Team en dan op Teamlid uitnodigen. Je kunt ook rechtsboven op de drie puntjes klikken en Delen kiezen. Het venster Project delen opent.
3. Typ bij E-mailadres collega het e-mailadres van je collega. Terwijl je typt, stelt AIRA collega's voor; klik op een naam om die te kiezen.
4. Kies bij Rechten:
   • Alleen bekijken: je collega kan het project en de documenten bekijken;
   • Bewerken: je collega kan ook documenten uploaden en het project bewerken.
5. Klik op Uitnodigen.

Je ziet Project succesvol gedeeld! en je collega staat onder Teamleden, met Alleen bekijken of Kan bewerken. Je collega krijgt een e-mail dat het project met hem of haar is gedeeld.

Een collega die nog nooit heeft ingelogd

Een collega moet in AIRA bekend zijn voordat je een project met hem of haar kunt delen. Dat is zo zodra iemand een keer heeft ingelogd, of als een beheerder de collega heeft uitgenodigd via Beheer › Gebruikers.

Is je collega nog niet bekend, dan zie je Gebruiker niet gevonden. Neem contact op met ... om deze gebruiker uit te nodigen. met het e-mailadres van een beheerder. Vraag die beheerder om je collega uit te nodigen, zie Een gebruiker toevoegen. Daarna kun je het project delen, ook als je collega nog niet heeft ingelogd. Bij de eerste keer inloggen staat het project dan in zijn of haar projectenlijst.

Het team bekijken

De tab Team toont iedereen die bij het project hoort, met per persoon:

Kolom	Wat je ziet
Naam	De naam van het teamlid.
Rol	Partner of Manager als deze persoon verantwoordelijk is voor het project. Zie Verantwoordelijk partner en manager toewijzen.
Functieniveau	Het functieniveau uit het gebruikersprofiel.
Planning	De geplande uren voor dit project.
Budget	De uren die in het budget aan deze persoon zijn toegekend.
Realisatie	De geschreven uren.

Het aantal teamleden zie je ook in de kop van de projectpagina, bijvoorbeeld 3 leden; staat er Alleen jij, dan is het project nog met niemand gedeeld.

Iemand uit het team halen

Teamleden verwijderen kan alleen met het recht Alle projecten beheren.

1. Open het venster Project delen zoals hierboven.
2. Klik onder Teamleden op de prullenbak bij de persoon.

De persoon heeft daarna geen toegang meer tot het project. Ook de aanmaker kun je zo uit het team halen. Er moet altijd minstens één teamlid overblijven.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen Alleen bekijken en Bewerken?

Met Alleen bekijken kan je collega het project openen en alles lezen, maar niets uploaden of wijzigen; op het projectbord mag hij alleen zijn eigen kaarten bijwerken (zie Het projectbord). Met Bewerken kan je collega bronnen uploaden, analyses starten en het project bewerken en archiveren. Verwijderen en verder delen kan een collega met Bewerken niet.

Kan ik een project delen met een collega die nog nooit heeft ingelogd?

Ja, als een beheerder de collega al heeft uitgenodigd via Beheer › Gebruikers. Het project staat na de eerste keer inloggen in de projectenlijst van je collega. Is de collega nog niet uitgenodigd, dan zie je Gebruiker niet gevonden; vraag dan eerst de beheerder.

Wat betekent de melding Gebruiker niet gevonden bij het delen?

Het e-mailadres is niet bekend in AIRA: je collega heeft nog nooit ingelogd en is ook niet uitgenodigd. Controleer het e-mailadres op typfouten en vraag anders de beheerder die in de melding staat om je collega uit te nodigen.

Waarom kan ik een project niet delen?

Alleen de eigenaar van het project met het recht Projecten delen, of iemand met het recht Alle projecten beheren, kan delen. Is het project met jou gedeeld, vraag dan de eigenaar.

Hoe pas ik de rechten van een teamlid aan?

Deel het project opnieuw met hetzelfde e-mailadres en kies de andere rechten. De nieuwe keuze vervangt de oude.

Mijn collega ziet het gedeelde project niet, wat nu?

Laat je collega de pagina Projecten verversen. Heb je het project gedeeld voordat je collega voor het eerst inlogde en ziet hij of zij het daarna nog steeds niet, deel het dan opnieuw.