Plannen in de Team Planning

Op de tab Team Planning zie je per medewerker per werkdag wat er gepland staat. Met het recht Planning bewerken plan je hier direct in. Zonder dat recht dien je een verzoek in; zie Een planningsverzoek indienen.

Het weekoverzicht lezen

• Elke rij is een medewerker, met de rol eronder. Elke kolom is een werkdag van maandag tot en met vrijdag.
• De kleur van een blokje toont het soort werk: Cliëntwerk, Afwezigheid, Opleiding en Intern. Een geel blokje met een klokje is een Verzoek (wachtend) dat nog moet worden beoordeeld.
• De kolom Totaal toont de geplande uren van de week tegenover de beschikbare uren per week van die medewerker, bijvoorbeeld 32u /40u.
• Blader met de pijltjes (Vorige week, Volgende week), ga terug met Vandaag, of kies een jaar, maand en week in de keuzelijsten.
• Met Maand wissel je naar een maandoverzicht met de uren per week per medewerker. Klik in de maandweergave op een week om die week van die medewerker te openen.
• Via het filtermenu kies je welke medewerkers je ziet, per persoon of per rol.

Een medewerker inplannen

1. Ga in het menu naar Planning. De tab Team Planning opent.
2. Klik in de rij van de medewerker op de dag, of op Toevoegen in die cel. Het venster Planning toevoegen opent.
3. Kies bij Type voor Cliëntwerk of Indirect.
4. Bij Cliëntwerk: kies het Project. Heeft de medewerker taken in het budget van dat project, kies dan eventueel een taak bij Taak uit werkverdeling (optioneel). De begrote uren van die taak worden dan voorgesteld.
5. Bij Indirect: kies een Code, bijvoorbeeld een code voor afwezigheid of opleiding. Kies KTR - Kantoortaken om iemand op een kantoortaak te plannen en kies dan de Kantoortaak.
6. Kies bij Uren een aantal of typ het zelf, in stappen van een half uur.
7. Vul eventueel Notities (optioneel) in.
8. Klik op Toevoegen.

Onder in het venster zie je bij Uren overzicht hoeveel uur de medewerker die dag en die week al gepland staat, en wat het wordt na deze planning.

Meerdere dagen tegelijk inplannen

1. Klik op een dag van de medewerker.
2. Vink Meerdere dagen plannen aan.
3. Vul Type, project of code en Uren in zoals hierboven. De uren gelden per dag.
4. Kies bij Dagen selecteren de dagen in de kalender.
5. Klik op Inplannen.

AIRA toont daarna per dag het resultaat: Ingepland, of een reden waarom die dag over de grens van 8 uur per dag of de weekgrens gaat. Voor de dagen die niet konden, vul je een Reden voor verzoek in en klik je op Verzoek indienen voor het aantal dagen. Die dagen gaan dan samen als één meerdaags verzoek ter beoordeling.

Een planning wijzigen of verwijderen

1. Klik op het blokje in de weekweergave. Het venster Planning bewerken opent.
2. Pas type, project of code, uren of notities aan en klik op Opslaan.
3. Wil je de planning weghalen, klik dan op Verwijderen en bevestig.

Rechtsboven in het venster staat een knop Logging. Daar zie je wie de planning heeft aangemaakt en wie hem het laatst heeft gewijzigd.

De planning van één medewerker

Klik in de weekweergave op de naam van een medewerker. Je ziet dan zijn Individuele planning: een week- of maandweergave en links de Ingeplande cliënten met de uren per cliënt in die periode.

Wie mag wat?

Handeling	Recht
Direct inplannen, wijzigen en verwijderen	Planning bewerken
Een verzoek indienen	Planningsverzoeken indienen
De rijen van alle collega's zien	Planning van iedereen inzien

Zonder Planning bewerken opent een bestaand blokje als Planning bekijken: je kunt het dan alleen lezen.

Veelgestelde vragen

Waarom moet ik een verzoek indienen terwijl ik zelf mag plannen?

Je planning gaat over de grens van 8 uur op die dag of over de beschikbare uren in die week. Daarvoor is altijd een verzoek nodig, ook voor wie de planning mag bewerken.

Hoeveel uur kan ik iemand per dag inplannen?

Maximaal 8 uur per dag. Per week geldt de beschikbaarheid uit het gebruikersdossier van de medewerker, standaard 40 uur.

Hoe plan ik vakantie of opleiding in?

Kies bij Type voor Indirect en kies bij Code een code uit de groep Afwezigheid of Opleiding. Welke codes er zijn, bepaalt je kantoor onder Beheer › Instellingen › Indirecte codes.

Wie heeft deze planning aangemaakt of gewijzigd?

Open het blokje en klik rechtsboven op Logging.