Een budget opstellen

Het budget van een project legt vast welke taken er zijn en hoeveel uur elke medewerker per taak krijgt. Dat budget is ook de werkverdeling: medewerkers zien hun taken terug bij het plannen en bij het schrijven van uren, en elke budgetregel komt als kaart op het projectbord. Je werkt in het budget met het recht Vaktechnisch budget beheren en bewerkrechten op het project. Partners en managers hebben dat recht standaard.

Het budget openen

1. Ga in het menu naar Projecten en open het project.
2. Klik onderaan op de tab Budget, of op de tegel Budget onder Inzicht.

Je ziet de kaarten Totaal begroot, Begroot bedrag en Per medewerker, en een tabel met per categorie de taken, de medewerkers, de uren en het Bedrag.

Een taak toevoegen

1. Klik op Taak toevoegen. Het formulier Nieuwe taak opent.
2. Kies bij Bron waar de taak vandaan komt:
   • AIRA-bibliotheek: zoek bij Taak een taak uit de takenbibliotheek van je kantoor. De categorie komt dan mee;
   • Eigen taak: typ zelf een naam bij Taak en kies een Categorie.
3. Kies bij Medewerker wie de taak uitvoert en vul bij Uren het aantal begrote uren in.
4. Klik op Medewerker toevoegen om de taak over meer medewerkers te verdelen. Onderaan zie je het Totaal.
5. Klik op Taak toevoegen, of op Opslaan en nog een om direct de volgende taak in te voeren.

De taak verschijnt in de tabel onder zijn categorie. Per medewerker komt er een kaart op het projectbord.

Een taak wijzigen of verwijderen

1. Klik in de tabel op de taak. Het formulier Taak bewerken opent direct onder de regel.
2. Pas de medewerkers of de uren aan, of voeg met Medewerker toevoegen iemand toe.
3. Klik op Opslaan.
4. Wil je de taak weghalen, klik dan op Verwijderen.

Staat de taak al als kaart op het projectbord, dan vraagt AIRA wat je met die kaart wilt doen:

• Behouden als vrije taak: de kaart blijft op het bord, zonder koppeling aan het budget. Voortgang, uitvoerders en opmerkingen blijven bewaard.
• Ook van het projectbord verwijderen: de kaart verdwijnt, inclusief voortgang en opmerkingen.

Bedragen en het vaktechnisch budget

• Het Begroot bedrag rekent met het uurtarief uit het gebruikersdossier van elke medewerker. Heeft niemand een uurtarief, dan staat er een streepje. Met het recht Uurtarieven aanpassen zie je de link Uurtarieven instellen of Uurtarieven aanpassen.
• Met Vaktechnisch budget bijwerken, onder de drie puntjes (Meer acties) rechtsboven, neem je het totaalbedrag van dit budget over als vaktechnisch budget van het project. Dat bedrag gebruikt onder andere de Analyse van de planning.

Wie mag wat?

Handeling	Wat je nodig hebt
Het budget bekijken en exporteren	Toegang tot het project
Taken toevoegen, wijzigen en verwijderen	Vaktechnisch budget beheren en bewerkrechten op het project
Uurtarieven instellen	Uurtarieven aanpassen

Is het project gearchiveerd, dan is het budget alleen te bekijken.

Veelgestelde vragen

Waarom kan ik een collega niet aan een budgettaak toewijzen?

Je kunt alleen de eigenaar van het project en collega's met wie het project is gedeeld toewijzen. Deel het project eerst met die collega.

Waarom staat er geen bedrag bij het begrote budget?

De medewerkers in het budget hebben geen uurtarief. Een collega met het recht Uurtarieven aanpassen stelt dat in via Beheer › Gebruikers.

Wat doet Vaktechnisch budget bijwerken?

Het neemt het totaalbedrag van het budget over als vaktechnisch budget van het project. Daarmee rekent onder andere de tab Analyse van de planning het percentage van het budget uit.

Waarom zie ik de knop Taak toevoegen niet?

Je mist het recht Vaktechnisch budget beheren, je hebt geen bewerkrechten op het project, of het project is gearchiveerd.