Uren schrijven

Je schrijft je uren per dag op de pagina Mijn uren. Uren op een taak van een project heten Klantwerk; uren voor verlof, ziekte, studie of interne zaken schrijf je als Indirect. Je uren tellen meteen mee in het budget van het project en in Realisatie vs Budget.

Uren toevoegen

1. Ga in het menu onder Mijn werkruimte naar Mijn uren.
2. Kies bovenaan de week met de pijlen Vorige week en Volgende week, of klik op Vandaag.
3. Klik in de weekbalk op de dag waarvoor je uren wilt schrijven.
4. Klik op Uren toevoegen. Het venster Uren registreren opent.
5. Kies bij Type uren voor Klantwerk of Indirect.
6. Vul bij Uren het aantal uren in, in kwartieren: minimaal 0,25 en maximaal 24 per regel.
7. Kies de taak of de code (zie hieronder) en vul eventueel Notities in.
8. Klik op Opslaan.

De regel verschijnt onder de gekozen dag met de status Concept. In de weekbalk zie je per dag het totaal, en onder de weekbalk het Totaal week.

Klantwerk: een taak kiezen

Bij Klantwerk kies je de taak van een project waarop je hebt gewerkt.

• Met Cliënt en Project maak je de lijst kleiner.
• In het zoekveld zoek je op taaknaam, project of cliënt.
• Mijn cliënten toont alleen projecten waarop je zelf taken hebt staan. Staat deze schakelaar uit, dan zie je de taken van alle actieve projecten van je kantoor.
• Mijn taken toont alleen de taken die aan jou zijn toegewezen.
• Elk project heeft ook de taak Algemeen, voor uren die niet bij een budgettaak horen.

In de lijst staat achter een taak hoeveel uur er al is geschreven ten opzichte van het budget, bijvoorbeeld (3/6u). Een taak van een collega herken je aan de naam tussen blokhaken. Een taak van het projectbord zonder budget heet [vrije taak]. Kies je een taak, dan zie je eronder het budget, de gerealiseerde uren en de verwachte resterende uren.

Over het budget: een reden opgeven

Gaat een taak met jouw uren meer dan 20% over het budget, dan verschijnt de melding Let op: Deze registratie overschrijdt het budget met meer dan 20%. Kies dan bij Reden overschrijding een van deze redenen:

Reden	Wanneer
Ureninschatting onjuist	Het budget was te krap ingeschat.
Leerproces	Het werk kostte meer tijd omdat je het nog leert.
Meerwerk	Er is werk bij gekomen dat niet in het budget zat. Vul dan ook Toelichting meerwerk in (verplicht, maximaal 500 tekens).

De regel krijgt het label Over budget met de reden erbij. Meerwerk zie je terug op de projectkaart in Realisatie vs Budget.

Klopt de resterende tijd nog?

Heeft een taak na het opslaan 80% of meer van het budget verbruikt, dan vraagt AIRA Klopt de resterende tijd nog?. Vul bij Verwachte resterende uren in hoeveel uur je nog nodig denkt te hebben en klik op Opslaan, of klik op Overslaan. Je schatting komt op de kaart van de taak op het projectbord en telt mee in de werkvoorraad.

Indirect: verlof, ziekte, studie of een kantoortaak

1. Kies bij Type uren voor Indirect.
2. Kies bij Indirecte code de code, bijvoorbeeld verlof of studie. De codes staan gegroepeerd, zoals Afwezigheid en Opleiding.
3. Voor werk aan een kantoortaak kies je onder Kantoor de code KTR - Kantoortaken. Kies daarna bij Kantoortaak de taak. Met Mijn taken zie je alleen de kantoortaken die aan jou zijn toegewezen. Hoe kantoortaken ontstaan, lees je in Kantoortaken aanmaken en toewijzen.
4. Vul de uren in en klik op Opslaan.

De indirecte codes stelt een beheerder in. Zie je de melding Geen indirecte codes beschikbaar. Neem contact op met een beheerder., vraag dan de beheerder van je kantoor om ze aan te maken; zie Indirecte codes beheren.

Uren voor een dag in de toekomst

Voor een dag na vandaag kun je alleen Indirect schrijven, bijvoorbeeld geplande vakantie. In de weekbalk staan toekomstige dagen in paars, met de tekst Alleen indirect. Klantwerk schrijf je op de dag zelf of achteraf.

Een regel dupliceren naar een andere dag

1. Klik naast de regel op het icoon Dupliceren.
2. Het venster Uren dupliceren opent met dezelfde taak, uren en notities. De datum staat op de dag erna.
3. Pas zo nodig de Datum en de andere velden aan.
4. Klik op Opslaan.

Een regel wijzigen of verwijderen doe je met het potlood of de prullenbak naast de regel. Zie Uren wijzigen of corrigeren.

Veelgestelde vragen

Waarom zie ik een taak niet in de lijst?

Zet Mijn cliënten en Mijn taken uit en wis de filters met Filters wissen. Staat de taak er dan nog niet, dan is het project gearchiveerd, of de taak bestaat niet in het budget of op het projectbord. Je kunt dan schrijven op de taak Algemeen van het project, of de verantwoordelijk manager vragen de taak toe te voegen.

Kan ik uren voor morgen of volgende week schrijven?

Alleen indirecte uren, zoals verlof. Klantwerk kun je niet vooruit schrijven.

Hoe kopieer ik een urenregel naar een andere dag?

Gebruik het icoon Dupliceren naast de regel en kies de nieuwe datum.

Waarom moet ik een reden opgeven bij het schrijven van uren?

Omdat de taak met jouw uren meer dan 20% over het budget gaat. De reden helpt de manager om het budget te beoordelen.

Hoe schrijf ik verlof of ziekte?

Kies Indirect en daarna de code voor verlof of ziekte bij Indirecte code. Welke codes er zijn, bepaalt je kantoor.