Rapportage
Een KYC-formulier laten ondertekenen
Het KYC-formulier ter ondertekening aanbieden via ValidSign, tekenen als partner of compliance officer, de status volgen en een ondertekening intrekken.
In AIRA
Waar je deze functie vindt en wat je ervoor nodig hebt
Te vinden in
Projectenproject openenRapportageCliëntacceptatie of CliëntcontinuatieConclusie & Ondertekening
Benodigd recht
Geen speciaal recht
Iedere gebruiker van AIRA kan dit.
Onderdeel van de module Cliëntacceptatie en -continuatie.
Laatst bijgewerkt
Een ingevuld KYC-formulier laat je digitaal ondertekenen door de verantwoordelijk partner en de compliance officer. Dat loopt via ValidSign, het ondertekenprogramma dat je kantoor onder Instellingen › Kantoor › Integraties koppelt. Zie ValidSign koppelen.
Wat er klaar moet zijn
De knop Start ondertekening werkt pas als:
- het formulier is opgeslagen;
- bij Ondertekenaars een Verantwoordelijk Partner en een Compliance Officer zijn gekozen;
- de Documentstatus op Gereed voor ondertekening staat;
- alle verplichte vragen, verplichte onderbouwingen en verplichte bijlagen zijn ingevuld.
Onder de knop staat wat er nog ontbreekt, na Nog nodig voordat ondertekening kan starten:. Voor het starten heb je bewerkrechten op het project nodig.
De ondertekening starten
- Open het formulier via Projecten, het project en de tegel Cliëntacceptatie of Cliëntcontinuatie in de pijler Rapportage.
- Klik op de stap Conclusie & Ondertekening.
- Zet de Documentstatus op Gereed voor ondertekening. Deze status komt op de PDF; zo staat er op het getekende document geen Concept.
- Controleer de ondertekenaars.
- Klik onder Ondertekening op Start ondertekening.
Ontbreken er nog verplichte antwoorden, dan noemt AIRA bovenaan de vragen die je eerst moet invullen, en zie je bij die vragen in rood Verplicht, Onderbouwing vereist of een ontbrekende bijlage.
Na het starten krijgen beide ondertekenaars een uitnodiging per e-mail van ValidSign. Het formulier is vanaf nu vergrendeld: bovenaan staat Dit formulier is ter ondertekening aangeboden en is tijdelijk vergrendeld.
Tekenen als partner of compliance officer
Ben je bij een formulier aangewezen als ondertekenaar en heb je nog niet getekend, dan staat het in Mijn acties op de tab Ondertekening. Zie Mijn acties.
- Open het formulier, bijvoorbeeld vanuit Mijn acties.
- Klik in de stap Conclusie & Ondertekening op Partner of Compliance, afhankelijk van je rol.
- ValidSign opent in een nieuw tabblad. Teken daar het document.
- Ga terug naar AIRA. Bij jouw rol staat nu een vinkje.
Je kunt ook tekenen via de link in de uitnodiging van ValidSign. Alleen de gekozen ondertekenaar kan via de knop in AIRA tekenen; klikt iemand anders erop, dan geeft AIRA een foutmelding.
De status volgen
AIRA haalt de stand bij ValidSign op zodra je het formulier opent. Klik op de knop met de ronde pijlen (Ververs status) om de stand tussendoor te verversen. De status gaat van Verzonden voor ondertekening via Deels ondertekend naar Volledig ondertekend.
Hebben beide ondertekenaars getekend, dan staat bovenaan Dit formulier is volledig ondertekend en kan niet meer worden bewerkt. Met de knop Getekend document download je de getekende PDF.
Een ondertekening intrekken
Moet er na het aanbieden nog iets veranderen, dan trek je de ondertekening in. Dat kan zolang niet beide ondertekenaars hebben getekend.
- Klik in de stap Conclusie & Ondertekening op Ondertekening intrekken.
- Lees de melding en klik op Intrekken.
Het ondertekenverzoek bij ValidSign wordt geannuleerd en handtekeningen die al zijn gezet vervallen. De antwoorden blijven bewaard. Het formulier gaat terug naar Gereed voor ondertekening; na je aanpassingen bied je het opnieuw aan.
Wie mag wat?
| Handeling | Wie |
|---|---|
| Ondertekening starten | Iedereen met bewerkrechten op het project |
| Tekenen | Alleen de gekozen partner en compliance officer, elk voor de eigen rol |
| Ondertekening intrekken | De gekozen ondertekenaars, en wie het recht Ondertekening intrekken heeft |
Veelgestelde vragen
Waarom kan ik de ondertekening niet starten?
Onder de knop Start ondertekening staat wat er ontbreekt: het formulier is nog niet opgeslagen, er is geen partner of compliance officer gekozen, de documentstatus staat niet op Gereed voor ondertekening, of er staan nog verplichte vragen open. Ook moet je kantoor ValidSign hebben gekoppeld.
De ondertekenaar heeft getekend, maar AIRA toont het nog niet. Hoe kan dat?
AIRA haalt de stand op bij het openen van het formulier. Klik op de knop met de ronde pijlen om te verversen, of open het formulier opnieuw.
Waar download ik het getekende KYC-formulier?
Zodra beide ondertekenaars hebben getekend, staat in de balk bovenaan het formulier de knop Getekend document.
Waar zie ik welke formulieren op mijn handtekening wachten?
In Mijn acties op de tab Ondertekening. Die tab zie je zodra een formulier op jouw handtekening wacht: je bent aangewezen als verantwoordelijk partner of compliance officer en hebt nog niet getekend.