Projecten en cliënten
Bronnen toevoegen en beheren
Op de tab Bronnen van een project upload je bankmutaties, de auditfile, saldibalansen en de consolidatiestaat, en zie je per bron de status.
In AIRA
Waar je deze functie vindt en wat je ervoor nodig hebt
Te vinden in
Projectenproject openentab Bronnen
Benodigd recht
Geen speciaal recht
Iedere gebruiker van AIRA kan dit.
Laatst bijgewerkt
De tab Bronnen is de plek waar alle bronbestanden van een project binnenkomen. De tab staat standaard open als je een project opent. Uploaden en verwijderen kan als je het project mag bewerken: als eigenaar, als het met je is gedeeld met Kan bewerken, of met het recht Alle projecten beheren. Mag je het project alleen bekijken, dan zie je de bronnen wel maar kun je niets toevoegen.
Welke bronnen er zijn
| Bron | Type | Formaat |
|---|---|---|
| Bankmutaties | Bankafschriften | CAMT.053 (XML) |
| Grootboek | Grootboekmutaties | Auditfile XAF 3.2 / 4.0 |
| Saldibalans | Saldibalans per entiteit | Excel (.xlsx) of CSV, maximaal 25 MB |
| Consolidatiestaat | Saldi per entiteit, eliminaties en geconsolideerd saldo | Excel (.xlsx) of CSV, maximaal 25 MB; alleen bij een groepscontrole |
Een bron toevoegen
- Open het project via Projecten.
- Zorg dat de tab Bronnen openstaat.
- Klik op Bron toevoegen en kies de soort bron. Je kunt ook in de rij van die bron op Uploaden klikken.
- Sleep het bestand in het venster of klik om een bestand te kiezen.
- Ga verder zoals hieronder per soort bron beschreven.
Bankmutaties en grootboek
Bij Bankmutaties en Grootboek start de analyse direct na het uploaden: klik op Start analyse. Laat het venster open staan tot de analyse klaar is. Grote auditfiles kunnen minuten tot ruim een uur duren. Upload je per ongeluk een auditfile bij Bankmutaties of andersom, dan meldt AIRA dat en neemt het bestand niet mee.
Meer over de instellingen en de resultaten: Een BSA-analyse starten en Een auditfile-analyse starten.
Na een geanalyseerde auditfile vraagt AIRA om de grootboekrekeningen te mappen. Zolang dat niet is gebeurd, staat bij Grootboek de status Mapping vereist met de knop Mapping toevoegen.
Saldibalans en consolidatiestaat
- Klik na het kiezen van het bestand op Uploaden. AIRA leest het bestand en stelt voor welke kolom wat betekent.
- Kies zo nodig het Werkblad en de Kopregel.
- Vul bij een saldibalans de Entiteit in en kies de Rol: Boekjaar of Vergelijkend.
- Vul de periode in bij Periode van en tot.
- Controleer per kolom de Betekenis, zoals Rekeningnummer, Omschrijving, Beginsaldo, Debet, Credit of Eindsaldo. Kies Overslaan voor kolommen die je niet nodig hebt. Koppel minimaal een kolom met het rekeningnummer en een bedragkolom. Bij een consolidatiestaat kies je voor een kolom per entiteit Entiteit… en vul je de naam in.
- Klik op Importeren. Je ziet hoeveel regels zijn ingelezen en de totalen per kolom.
- Klik op Sluiten.
Wil je de kolommen later koppelen, klik dan op Later koppelen. Met Ander bestand kies je een ander bestand.
De tabel met bronnen
Per bron zie je een rij met Bron, Type / bestandsformaat, het aantal Bestanden, Laatst geanalyseerd, de Status en Acties. Klik op een rij om de bestanden te tonen, met per bestand onder meer de entiteit of IBAN, de periode, wie het heeft geüpload en welke analyse het gebruikt.
| Status | Betekenis |
|---|---|
| Geen data | Nog niets geüpload. |
| Aanwezig | Bestanden staan klaar, maar zijn nog niet geanalyseerd. |
| Verwerken | AIRA is bezig met het verwerken of analyseren. |
| Geanalyseerd | De analyse is klaar; met Openen ga je naar het dashboard. |
| Mapping vereist | De auditfile is geanalyseerd, maar de grootboekrekeningen zijn nog niet gemapt. |
| Fout | Het verwerken is mislukt. |
| Onbekend | De status kon niet worden opgehaald. |
Achter de drie puntjes van een rij staan de acties voor die bron, zoals ... toevoegen, Bestanden tonen en Dashboard openen.
Een bestand verwijderen
- Klik op de rij van de bron om de bestanden te tonen.
- Klik bij het bestand op de prullenbak (Verwijderen).
- Lees de melding en klik op Verwijderen.
Hoorde het bestand bij een upload van meerdere bestanden, dan verwijdert AIRA de hele upload. Gebruikte een analyse het bestand, dan wordt die analyse gemarkeerd als verouderd; het dashboard blijft beschikbaar. Verwijderen kan niet ongedaan worden gemaakt.
Veelgestelde vragen
Waarom zie ik de knop Bron toevoegen niet?
Je mag het project alleen bekijken, of het project is gearchiveerd. Vraag de eigenaar om het project met je te delen met Kan bewerken.
Waarom staat er Verwijderd na analyse bij mijn bankbestanden?
Bij sommige analyses worden de invoerbestanden na afloop verwijderd. De analyse zelf blijft beschikbaar; klik op Openen voor het dashboard.
Welke bestandsformaten kan ik uploaden?
Bankafschriften als CAMT.053 (XML), de auditfile als XAF (versie 3.2 of 4.0), en saldibalansen en consolidatiestaten als Excel (.xlsx) of CSV tot 25 MB.