Kantoortaken aanmaken en toewijzen

Kantoortaken zijn taken voor het hele kantoor die niet bij een project horen, zoals het bijwerken van een werkprogramma of het voorbereiden van een kantooroverleg. Je maakt ze aan op de tab Kantoortaken van de Werkvoorraad. Toegewezen taken verschijnen bij de uitvoerder in Mijn acties.

Welke rechten heb je nodig?

Om kantoortaken aan te maken, te wijzigen en te verwijderen heb je het recht Kantoortaken beheren nodig. Daarmee open je ook de pagina Werkvoorraad: met alleen dit recht zie je daar alleen de tab Kantoortaken. Met Planning bewerken zie je ook de andere tabs, maar zonder Kantoortaken beheren staat de knop Nieuwe kantoortaak er niet.

Partners en managers hebben beide rechten standaard. Uitvoerders van een kantoortaak mogen hun eigen taak altijd bijwerken en voltooien via Mijn acties, ook zonder deze rechten.

Een kantoortaak aanmaken

1. Ga in het menu naar Management Informatie › Werkvoorraad.
2. Open de tab Kantoortaken.
3. Klik op Nieuwe kantoortaak. Het venster Nieuwe kantoortaak opent.
4. Vul een Titel in. Dit is het enige verplichte veld.
5. Vul eventueel een Omschrijving in.
6. Vink bij Uitvoerders een of meer collega's aan.
7. Kies eventueel een Richtdatum.
8. Vul eventueel de Geschatte uren in. Die tellen mee in de Capaciteit-matrix op de tab Capaciteit.
9. Vul eventueel Opmerkingen in, maximaal 200 woorden.
10. Klik op Opslaan.

De taak staat daarna in de lijst op de tab Kantoortaken, met de uitvoerders en de richtdatum. Een verlopen richtdatum staat in rood.

Een kantoortaak wijzigen, afronden of verwijderen

1. Ga naar Management Informatie › Werkvoorraad, tab Kantoortaken.
2. Klik op de taak. Het venster Kantoortaak bewerken opent.
3. Pas de velden aan en klik op Opslaan, of klik op Verwijderen om de taak weg te halen.

Om een taak af te ronden, klik je in de lijst op Voltooien. Afgeronde taken vind je onder Voltooid; klik op tonen om ze te zien en op Heropenen om een taak terug te zetten.

Als uitvoerder

Is een kantoortaak aan jou toegewezen, dan vind je hem in Mijn werkruimte › Mijn acties, tab Taken, onder Kantoor. Klik op de taak om hem te openen. Je kunt dan bijvoorbeeld de richtdatum, de geschatte uren of de opmerkingen bijwerken en op Opslaan klikken. Ben je klaar, klik dan in hetzelfde venster op Voltooien; met Heropenen zet je een voltooide taak terug. Verwijderen kan alleen met het recht Kantoortaken beheren; zonder dat recht staat de knop Verwijderen er niet.

Uren op een kantoortaak plan en schrijf je met de code KTR - Kantoortaken:

• in de planning kies je bij Type voor Indirect, bij Code voor KTR - Kantoortaken en daarna de Kantoortaak. Zie Plannen in de Team Planning;
• in Mijn uren kies je dezelfde code. Zie Uren schrijven.

Veelgestelde vragen

Waarom kan ik geen kantoortaak aanmaken?

Je mist het recht Kantoortaken beheren. Zonder dat recht staat de knop Nieuwe kantoortaak er niet, en zonder Planning bewerken zie je de pagina Werkvoorraad helemaal niet. Vraag de beheerder van je kantoor om het recht.

Waar zie ik de kantoortaken die aan mij zijn toegewezen?

In Mijn acties op de tab Taken, onder het kopje Kantoor. Taken met een verlopen of naderende richtdatum staan daar ook bovenaan bij Verlopen richtdatum of Richtdatum binnen 5 dagen.

Kan ik een kantoortaak zonder uitvoerder aanmaken?

Ja. Zo'n taak staat bovenaan de tab Kantoortaken bij Geen uitvoerder toegewezen aan, zodat je hem later kunt toewijzen.

Hoe rond ik een kantoortaak af?

Klik op de tab Kantoortaken op Voltooien bij de taak, of open de taak in Mijn acties en klik op Voltooien. Met Heropenen zet je hem terug. Voltooien mag wie Kantoortaken beheren heeft en de uitvoerder van de taak.

Hoe plan ik uren in op een kantoortaak?

Kies in de planning bij Type voor Indirect, dan de code KTR - Kantoortaken en daarna de kantoortaak. Uren schrijven doe je in Mijn uren met dezelfde code.