Budgetteren op een Engyon-dossier

Werkt je kantoor met Engyon, dan koppel je een project aan het Engyon-dossier van die cliënt en dat boekjaar. Het budget gebruikt dan de fases en taken uit het werkprogramma van het dossier. Je ziet alles van Engyon alleen als de Engyon-koppeling van je kantoor actief is; die zet een beheerder aan onder Beheer › Instellingen › Integraties.

Een project koppelen

Je hebt hiervoor bewerkrechten op het project nodig, en de rechten Vaktechnisch budget beheren en Budget naar Engyon synchroniseren. Partners en managers hebben die standaard.

1. Zoek in Engyon het extern id van het dossier op. Dat staat bij de instellingen van het dossier.
2. Open in AIRA het project.
3. Klik rechtsboven op de drie puntjes (Meer acties) en kies Bewerken. Het venster Project bewerken opent.
4. Vul in het blok Engyon-dossier het extern id in bij Extern id van het dossier.
5. Klik op Koppelen.

Het blok toont daarna Gekoppeld, met de naam van het dossier. AIRA weigert de koppeling als het dossier niet bestaat, niet open is, of al aan een ander project van je kantoor is gekoppeld.

Budgetteren op Engyon-taken

1. Open het project en klik op de tab Budget.
2. Bovenaan staat Taken uit het Engyon-dossier met de naam van het dossier. Daaronder zie je wanneer de takenlijst is opgehaald, hoeveel taken en fases er zijn, en hoeveel actieve Engyon-taken al zijn ingevuld.
3. Klik op Taak toevoegen. Bij Bron staat Engyon-dossier al gekozen.
4. Zoek bij Taak een taak uit het dossier.
5. Kies bij Medewerker wie de taak uitvoert en vul de Uren in.
6. Klik op Taak toevoegen.

Je kunt naast Engyon-taken ook taken uit de AIRA-bibliotheek of een Eigen taak toevoegen. Die gaan niet mee naar Engyon.

Taken die nog niet actief zijn in Engyon

De takenlijst toont het hele werkprogramma van het dossier, ook taken die in Engyon nog geen actieve werkzaamheden hebben. Dat zijn bijvoorbeeld jaarrekeningposten die nog niet in scope zijn gezet. Zo'n taak staat grijs in de tabel met het label Niet actief in Engyon.

• Je mag een inactieve taak begroten, zodat je de hele jaarrekening vooraf kunt inplannen. Het hoeft niet: voor Budget vaststellen tellen alleen de actieve taken.
• Begroot je een inactieve taak, dan zet de Sync de medewerker er in Engyon al op. Komt de post daarna in scope, dan zet AIRA de medewerker ook op de nieuwe werkzaamheden zodra een collega met het recht Budget naar Engyon synchroniseren het projectbord opent.
• Komt een post in scope die je niet hebt begroot, terwijl het budget al is vastgesteld, dan plan je die op het projectbord, op de kaart Buiten budget. Het budget blijft zoals het is.
• Of een post in scope komt, bepaal je in Engyon. AIRA verandert de scoping niet.

Alleen de actieve taken tonen

Heeft het dossier taken die nog niet actief zijn, dan staat boven de tabel de schakelaar Alleen actieve taken. Zet je die aan, dan verdwijnen de inactieve taken waar nog niemand op staat uit de tabel. Ernaast staat hoeveel niet-actieve taken verborgen zijn.

• Een inactieve taak met een medewerker en uren blijft altijd zichtbaar, zodat er geen uren uit beeld raken.
• Een tussenkop of fase waaronder niets zichtbaar blijft, verdwijnt mee.
• De tellers veranderen niet: x van y actieve Engyon-taken ingevuld en de telling per fase blijven hetzelfde.
• AIRA onthoudt je keuze in je browser. Collega's kiezen zelf of ze de schakelaar aanzetten.

Namen van fases en taken

Engyon geeft de namen van fases en taken in het Engels door. AIRA toont ze in het Nederlands, met de namen die Engyon zelf daarvoor heeft opgegeven. De posten staan onder de kop Posten, bijvoorbeeld Posten - Voorraden. Kent AIRA voor een fase of taak geen Nederlandse naam, dan zie je de naam die Engyon doorgeeft.

Een budgetregel bewaart de naam van het moment waarop je hem maakte. Zodra de takenlijst is opgehaald, tonen de budgettab en het projectbord de actuele naam.

Wat de labels in de tabel betekenen

Label	Betekenis
nog in te vullen	Deze actieve Engyon-taak heeft nog geen medewerker met uren.
Niet actief in Engyon	Deze taak heeft in Engyon nog geen actieve werkzaamheden, bijvoorbeeld een post die nog niet in scope is. Begroten mag, maar is niet nodig om het budget vast te stellen.
geen Engyon-taak	Een taak uit de AIRA-bibliotheek of een eigen taak; die gaat niet mee naar Engyon.
taak niet meer in het dossier	De taak is in Engyon verdwenen. Klik op Vernieuwen of verwijder de regels.
plan op de taken eronder	Op deze fase wordt niet gepland; verwijder de medewerkers en plan ze op de taken eronder.

Een stip bij een medewerker betekent dat de regel nog niet in Engyon staat (Nog niet gesynchroniseerd met Engyon) of na de laatste Sync is gewijzigd (Gewijzigd na de laatste Sync). Bovenaan zie je hoeveel regels nog niet zijn gesynchroniseerd.

De takenlijst vernieuwen

AIRA haalt de takenlijst live op bij Engyon als je de budgettab opent. Is er in Engyon intussen iets veranderd, klik dan op Vernieuwen.

Ontkoppelen

Open Meer acties › Bewerken en klik in het blok Engyon-dossier op Ontkoppelen. Bestaande budgetregels blijven staan. De taken van het dossier blijven beschikbaar als takenbibliotheek van het project; op de budgettab staat dan Takenbibliotheek uit Engyon-dossier. Met Opnieuw koppelen koppel je het project weer.

Veelgestelde vragen

Waar vind ik het extern id van een Engyon-dossier?

In Engyon, bij de instellingen van het dossier.

Waarom kan ik een collega niet op een Engyon-taak zetten?

Hij staat in Engyon niet op het team van het dossier. Voeg hem in Engyon toe aan het dossierteam en klik in AIRA op Vernieuwen.

Waarom is het budget van een Engyon-project alleen te bekijken?

Het project is aan een Engyon-dossier gekoppeld, maar de Engyon-koppeling van je kantoor staat uit. AIRA toont dan "Het budget is daarom alleen te bekijken". Een beheerder zet de koppeling weer aan onder Beheer › Instellingen › Integraties.

Wat gebeurt er als ik een project ontkoppel van Engyon?

De budgetregels blijven staan en de taken van het dossier blijven kiesbaar als takenbibliotheek. Er gaat niets meer naar Engyon totdat je het project opnieuw koppelt.

Wat betekent Niet actief in Engyon?

De taak heeft in Engyon nog geen actieve werkzaamheden, bijvoorbeeld omdat de jaarrekeningpost nog niet in scope is gezet. Je mag de taak begroten, maar het hoeft niet om het budget vast te stellen.

Kan ik een post budgetteren die in Engyon nog niet in scope is?

Ja. De post staat in de takenlijst met het label Niet actief in Engyon. Begroot je hem, dan zet de Sync de medewerker er in Engyon al op. Komt de post later in scope, dan zet AIRA de medewerker ook op de werkzaamheden zodra een collega met het recht Budget naar Engyon synchroniseren het projectbord opent.

Hoe verberg ik de Engyon-taken die nog niet actief zijn?

Zet op de tab Budget boven de tabel de schakelaar Alleen actieve taken aan. De inactieve taken waar nog niemand op staat, verdwijnen dan uit beeld. Taken met uren blijven staan, en de tellers veranderen niet. De schakelaar staat er alleen als het dossier inactieve taken heeft.

Waarom staat er Posten voor de naam van een post?

AIRA gebruikt de Nederlandse namen die Engyon heeft opgegeven. De kop met de jaarrekeningposten heet daarin Posten, dus een post heet bijvoorbeeld Posten - Voorraden.