Een budget vaststellen en ontgrendelen

Het budget is de voorbereiding, het projectbord de uitvoering. Als het budget klaar is, stel je het vast. Daarna is het budget alleen te lezen en loopt het werk via het projectbord. Het projectbord komt pas beschikbaar als het budget een keer is vastgesteld.

Het budget vaststellen

Je hebt hiervoor het recht Vaktechnisch budget beheren en bewerkrechten op het project nodig.

1. Ga in het menu naar Projecten en open het project.
2. Klik onderaan op de tab Budget en controleer het budget.
3. Klik op Budget vaststellen.
4. Lees de uitleg in het venster en klik op Vaststellen.

AIRA meldt "Budget vastgesteld; het projectbord is beschikbaar". Boven de tabel staat daarna Budget vastgesteld op de datum door je naam. De knop Taak toevoegen en onder Meer acties de keuzes Importeren en Vaktechnisch budget bijwerken zijn weg, en de taken zijn niet meer te wijzigen. Exporteren onder Meer acties blijft werken.

Een gekoppeld Engyon-project vaststellen

Is het project gekoppeld aan een Engyon-dossier, dan gebeurt er bij Budget vaststellen eerst meer:

• Je hebt daarnaast het recht Budget naar Engyon synchroniseren nodig.
• De knop is grijs zolang de takenlijst nog wordt opgehaald, of zolang niet elke actieve Engyon-taak een medewerker met uren heeft. De tekst bij de knop noemt hoeveel actieve taken nog open zijn. Taken met het label Niet actief in Engyon hoeven niet ingevuld te zijn.
• Na Vaststellen zet de Sync eerst elke medewerker uit het budget op zijn taak in Engyon, ook op een begrote taak die nog niet actief is. Daarna haalt de Sync iedereen van een taak die AIRA er eerder op zette en die niet meer in het budget op die taak staat, samen met de werkzaamheden eronder. Collega's die in Engyon met de hand op een taak zijn gezet, blijven staan. Het dossierteam blijft ongewijzigd. Je ziet de voortgang terwijl het loopt.
• Lukt de Sync niet voor alle regels, dan meldt AIRA "Niet alle regels staan in Engyon; het budget is nog niet vastgesteld". Het budget blijft dan open.

Meer over budgetteren op Engyon-taken lees je in Budgetteren op een Engyon-dossier.

Een vastgesteld budget ontgrendelen

Je hebt hiervoor het recht Vastgesteld budget ontgrendelen en bewerkrechten op het project nodig. Partners en managers hebben dat recht standaard.

1. Open het project en klik op de tab Budget.
2. Klik in de balk Budget vastgesteld op Ontgrendelen.
3. Klik in het venster Budget ontgrendelen op Ontgrendelen.

Het budget is weer aan te passen. Het projectbord blijft beschikbaar. In de balk staat nu Budget ontgrendeld op de datum door je naam. Ben je klaar met aanpassen, klik dan op Opnieuw vaststellen.

Wie mag wat?

Handeling	Recht
Budget vaststellen	Vaktechnisch budget beheren
Budget vaststellen op een gekoppeld Engyon-project	Vaktechnisch budget beheren en Budget naar Engyon synchroniseren
Vastgesteld budget ontgrendelen	Vastgesteld budget ontgrendelen

Voor alle drie heb je ook bewerkrechten op het project nodig.

Veelgestelde vragen

Waarom is het projectbord nog niet beschikbaar?

Het budget van het project is nog nooit vastgesteld. Een collega met het recht Vaktechnisch budget beheren klikt op de tab Budget op Budget vaststellen.

Waarom kan ik het budget niet meer aanpassen?

Het budget is vastgesteld. Een collega met het recht Vastgesteld budget ontgrendelen klikt op Ontgrendelen. Daarna kun je het weer aanpassen.

Wat betekent Opnieuw vaststellen?

Het budget is eerder vastgesteld en daarna ontgrendeld. Met Opnieuw vaststellen zet je het na je aanpassingen weer vast.

Waarom is de knop Budget vaststellen grijs?

Op een project dat aan een Engyon-dossier is gekoppeld, moet elke actieve Engyon-taak eerst een medewerker met uren hebben. Taken met het label Niet actief in Engyon tellen niet mee. Ook tijdens het ophalen van de takenlijst bij Engyon is de knop grijs. Beweeg met de muis over de knop voor de reden.

Haalt de Sync collega's weg die ik in Engyon zelf op een taak heb gezet?

Nee. De Sync haalt alleen collega's van een taak die AIRA er zelf op heeft gezet en die niet meer in het budget op die taak staan. Wie je in Engyon met de hand op een taak zet, blijft staan.