Analyse
Grootboekrekeningen mappen
Elke grootboekrekening uit de auditfile koppelen aan een jaarrekeningpost en een subniveau, in AIRA zelf of via een Excel-template.
In AIRA
Waar je deze functie vindt en wat je ervoor nodig hebt
Te vinden in
Projectenproject openenAnalyseAuditfile Analysertab Mapping
Benodigd recht
Geen speciaal recht
Iedere gebruiker van AIRA kan dit.
Onderdeel van de module Auditfile Analyser.
Laatst bijgewerkt
Met de mapping vertel je AIRA bij welke jaarrekeningpost elke grootboekrekening hoort, bijvoorbeeld rekening 1100 bij Liquide middelen › Bank. De mapping geldt voor het hele project: iedere collega en elk onderdeel van AIRA gebruikt dezelfde mapping.
Waarom mappen?
Een auditfile kent alleen rekeningnummers. Pas met de mapping kan AIRA:
- de saldi per post tonen op Rubricering en leadsheets maken;
- Ratio's, EBITDA en resultaat berekenen;
- afnemers en leveranciers vinden via de rekeningen Debiteuren en Crediteuren;
- de bank aansluiten op het grootboek via de rekeningen onder Liquide middelen.
De mapping invullen in AIRA
- Ga in het menu naar Projecten, open het project en klik in de kaart Analyse op Auditfile Analyser.
- Open de tab Mapping.
- Zoek eventueel een rekening met Zoek op rekening of omschrijving.
- Kies per rekening in de kolom Jaarrekeningpost de post. De posten staan gegroepeerd onder Activa, Passiva en Resultaat.
- Kies in de kolom Subniveau het subniveau van die post.
- Klik op Opslaan.
Bovenaan zie je hoeveel rekeningen al gemapt zijn, bijvoorbeeld 120 van 180 rekeningen gemapt. Na het opslaan staat er Opgeslagen.
De mapping invullen in Excel
- Klik op de tab Mapping op Template. Je downloadt een Excel-bestand met alle rekeningen op het tabblad Mapping, en de posten en subniveaus met hun code op het tabblad Categorieën (referentie).
- Vul in het tabblad Mapping per rekening de kolom categorie_id in, en eventueel subcategorie_id. Gebruik de codes van het referentietabblad.
- Sla het bestand op als
.xlsx. - Klik op Importeren en kies het bestand. Het bestand mag maximaal 5 MB zijn.
- Controleer het resultaat, bijvoorbeeld 150 grootboekrekeningen geïmporteerd., en klik op Opslaan.
Met Exporteren download je de ingevulde mapping als Excel, bijvoorbeeld om hem te bewaren of te controleren.
De posten
| Sectie | Posten |
|---|---|
| Activa | Immateriële vaste activa, Materiële vaste activa, Financiële vaste activa, Voorraden, Vorderingen, Liquide middelen |
| Passiva | Eigen vermogen, Voorzieningen, Langlopende schulden, Kortlopende schulden |
| Resultaat | Netto-omzet, Kostprijs van de omzet, Personeelskosten, Afschrijvingen, Overige bedrijfskosten, Financiële baten en lasten, Belastingen over het resultaat |
Elke post heeft eigen subniveaus, zoals Bank, Kas en Deposito onder Liquide middelen.
Wie mag wat?
De mapping bekijken en exporteren kan iedereen met toegang tot het project. Opslaan en importeren kan alleen als je het project mag bewerken: je bent eigenaar, het project is met je gedeeld met Kan bewerken, of je hebt het recht Alle projecten beheren. Mag je het project alleen bekijken, of is het gearchiveerd, dan staan de knoppen Importeren en Opslaan er niet en kun je geen post of subniveau kiezen.
Veelgestelde vragen
Moet elke collega de mapping opnieuw invullen?
Nee. De mapping hoort bij het project en wordt voor iedereen bewaard. Ook bij een nieuwe analyse van de auditfile blijft hij staan.
Waarom moet ik de bankrekeningen mappen?
De aansluiting tussen bank en grootboek zoekt de bankrekeningen in het grootboek via de mapping op Liquide middelen. Zonder die mapping kan AIRA de bank niet aansluiten.
Waarom lukt het importeren van de mapping niet?
Gebruik het template als basis. AIRA zoekt het tabblad Mapping met de kolommen grootboek en categorie_id. Een onbekende code meldt AIRA per rij, bijvoorbeeld Rij 12: onbekende categorie. Rekeningen die niet in de auditfile staan of een lege code hebben, worden overgeslagen.
Kan ik de mapping in Excel invullen?
Ja. Download het Template, vul de codes in en importeer het bestand met Importeren. Vergeet daarna niet op Opslaan te klikken.