# Planning importeren uit Excel

> Een planning in één keer inlezen vanuit een Excel-bestand, met de template en de lijst met geldige ID's uit AIRA.

- Te vinden in AIRA: Planning › tab Team Planning › Importeer planning
- Benodigd recht: Planning importeren (Planning). Standaard voor partners. Een beheerder kan dit recht per gebruiker toekennen of afnemen.
- Licentiemodule: Planning. Zonder deze module staat het onderdeel grijs met een slotje.
- Bron: https://help.aira.jlfintech.nl/planning-en-werkvoorraad/planning-importeren
- Laatst bijgewerkt: 15-10-2026

Beantwoordt de vragen:
- Hoe importeer ik een planning uit Excel?
- Waar vind ik de template voor de planningsimport?
- Waar vind ik de ID's van medewerkers en projecten voor de import?
- Waarom wordt mijn planningsimport geweigerd?
- Waarom zie ik de knop Importeer planning niet?

Heb je een planning in Excel, dan lees je die in één keer in via **Importeer planning** op de tab **Team Planning**. Je hebt daarvoor het recht **Planning importeren** nodig. Partners hebben dat standaard; anderen niet.

## Het bestand voorbereiden

1. Ga in het menu naar **Planning**. De tab **Team Planning** opent.
2. Klik rechtsboven op **Importeer planning**. Het venster **Planning Importeren** opent.
3. Klik op **Download Template (Excel)**. Je krijgt een werkboek met de juiste kolommen en een voorbeeldregel.
4. Klik op **Download import-IDs (Excel)**. Je krijgt één werkboek met alle geldige ID's van medewerkers, cliënten, projecten en indirecte codes van je kantoor.
5. Vul de template in: één regel per medewerker per dag. Vul bij type `client` zowel het project als de cliënt van dat project in.

| Kolom | Inhoud |
|-------|--------|
| `userId` | ID van de medewerker (verplicht) |
| `userName` | Naam (optioneel) |
| `date` | Datum, bijvoorbeeld 28-03-2026 (verplicht) |
| `hours` | Aantal uren (verplicht) |
| `type` | `client` of `indirect` (verplicht) |
| `clientId` | ID van de cliënt; vul hem in bij type `client` |
| `clientName` | Naam van de cliënt (optioneel) |
| `projectId` | ID van het project; vul hem in bij type `client` |
| `projectName` | Projectnaam (optioneel) |
| `indirectCodeId` | ID van de indirecte code (verplicht bij type `indirect`) |
| `indirectCode` | Code (optioneel) |
| `indirectName` | Naam van de code (optioneel) |
| `notes` | Notitie (optioneel) |

## Het bestand importeren

1. Klik in het venster **Planning Importeren** op **Bestand kiezen**, of sleep het bestand naar het vak. Alleen .xlsx en .xls tot 5 MB worden geaccepteerd.
2. Klik op **Importeren**.
3. Lees het resultaat onder **Import voltooid**: hoeveel regels zijn geïmporteerd, hoeveel lege rijen zijn overgeslagen en welke rijen fouten hadden. Bij **Details** staat per rij wat er mis was.
4. Klik op **Sluiten**. De planning ververst vanzelf.

## Wanneer de import wordt geweigerd

- **Een ID bestaat niet**: elke `userId`, `projectId`, `clientId` en `indirectCodeId` moet in AIRA bestaan. Gebruik de lijst uit **Download import-IDs (Excel)**.
- **Project of cliënt ontbreekt of past niet**: vul bij type `client` het project en de cliënt van dat project in, met de ID's uit **Download import-IDs (Excel)**.
- **Meer dan 8 uur op een dag**: de bestaande planning plus de import mag per medewerker per dag niet boven de 8 uur komen. Gebeurt dat, dan wordt de hele import geannuleerd met de melding "Import geannuleerd: dagelijkse urenlimiet wordt overschreden" en een lijst van de dagen waar het misgaat. Er wordt dan niets ingelezen.
- **Geen enkele geldige rij**: dan wordt niets geïmporteerd en zie je per rij de fout.

Rijen met een fout worden overgeslagen; de geldige rijen worden wel ingelezen, tenzij de grens van 8 uur ergens wordt overschreden.

## Veelgestelde vragen

### Waarom zie ik de knop Importeer planning niet?

Je hebt het recht **Planning importeren** niet. Partners hebben het standaard. Vraag de beheerder van je kantoor als je het nodig hebt.

### Waar vind ik de ID's van medewerkers en projecten voor de import?

In het venster **Planning Importeren** via **Download import-IDs (Excel)**. Dat werkboek bevat alle geldige ID's van je kantoor.

### Waarom wordt mijn planningsimport geweigerd?

Meestal komt een medewerker op een dag boven de 8 uur, of klopt een ID niet. De melding en de **Details** noemen de rij of de dag.