# Kantoortaken aanmaken en toewijzen

> Taken voor het hele kantoor, los van projecten, aanmaken, toewijzen aan collega's en afronden via de werkvoorraad.

- Te vinden in AIRA: Management Informatie › Werkvoorraad › tab Kantoortaken
- Benodigd recht: Planning bewerken (Planning). Standaard voor partners en managers. Een beheerder kan dit recht per gebruiker toekennen of afnemen.
- Benodigd recht: Kantoortaken beheren (Werkvoorraad). Standaard voor partners en managers. Een beheerder kan dit recht per gebruiker toekennen of afnemen.
- Bron: https://help.aira.jlfintech.nl/planning-en-werkvoorraad/kantoortaken
- Laatst bijgewerkt: 16-10-2026

Beantwoordt de vragen:
- Waar kan ik kantoortaken aanmaken?
- Hoe maak ik een kantoortaak aan?
- Hoe wijs ik een kantoortaak toe aan een collega?
- Waar zie ik de kantoortaken die aan mij zijn toegewezen?
- Hoe rond ik een kantoortaak af?
- Hoe plan ik uren in op een kantoortaak?
- Waarom kan ik geen kantoortaak aanmaken?
- Kan ik een kantoortaak zonder uitvoerder aanmaken?

Kantoortaken zijn taken voor het hele kantoor die niet bij een project horen, zoals het bijwerken van een werkprogramma of het voorbereiden van een kantooroverleg. Je maakt ze aan op de tab **Kantoortaken** van de **Werkvoorraad**. Toegewezen taken verschijnen bij de uitvoerder in **Mijn acties**.

## Welke rechten heb je nodig?

Om kantoortaken aan te maken, te wijzigen en te verwijderen heb je het recht **Kantoortaken beheren** nodig. Daarmee open je ook de pagina **Werkvoorraad**: met alleen dit recht zie je daar alleen de tab **Kantoortaken**. Met **Planning bewerken** zie je ook de andere tabs, maar zonder **Kantoortaken beheren** staat de knop **Nieuwe kantoortaak** er niet.

Partners en managers hebben beide rechten standaard. Uitvoerders van een kantoortaak mogen hun eigen taak altijd bijwerken en voltooien via **Mijn acties**, ook zonder deze rechten.

## Een kantoortaak aanmaken

1. Ga in het menu naar **Management Informatie** › **Werkvoorraad**.
2. Open de tab **Kantoortaken**.
3. Klik op **Nieuwe kantoortaak**. Het venster **Nieuwe kantoortaak** opent.
4. Vul een **Titel** in. Dit is het enige verplichte veld.
5. Vul eventueel een **Omschrijving** in.
6. Vink bij **Uitvoerders** een of meer collega's aan.
7. Kies eventueel een **Richtdatum**.
8. Vul eventueel de **Geschatte uren** in. Die tellen mee in de Capaciteit-matrix op de tab **Capaciteit**.
9. Vul eventueel **Opmerkingen** in, maximaal 200 woorden.
10. Klik op **Opslaan**.

De taak staat daarna in de lijst op de tab **Kantoortaken**, met de uitvoerders en de richtdatum. Een verlopen richtdatum staat in rood.

> [!tip] Taken zonder uitvoerder
> Je mag een kantoortaak opslaan zonder uitvoerder. Bovenaan de tab staat dan een oranje balk **Geen uitvoerder toegewezen aan** het aantal taken. Klik op **Tonen** en daarna op een taak om hem toe te wijzen.

## Een kantoortaak wijzigen, afronden of verwijderen

1. Ga naar **Management Informatie** › **Werkvoorraad**, tab **Kantoortaken**.
2. Klik op de taak. Het venster **Kantoortaak bewerken** opent.
3. Pas de velden aan en klik op **Opslaan**, of klik op **Verwijderen** om de taak weg te halen.

Om een taak af te ronden, klik je in de lijst op **Voltooien**. Afgeronde taken vind je onder **Voltooid**; klik op **tonen** om ze te zien en op **Heropenen** om een taak terug te zetten.

## Als uitvoerder

Is een kantoortaak aan jou toegewezen, dan vind je hem in **Mijn werkruimte** › **Mijn acties**, tab **Taken**, onder **Kantoor**. Klik op de taak om hem te openen. Je kunt dan bijvoorbeeld de richtdatum, de geschatte uren of de opmerkingen bijwerken en op **Opslaan** klikken. Ben je klaar, klik dan in hetzelfde venster op **Voltooien**; met **Heropenen** zet je een voltooide taak terug. Verwijderen kan alleen met het recht **Kantoortaken beheren**; zonder dat recht staat de knop **Verwijderen** er niet.

Uren op een kantoortaak plan en schrijf je met de code **KTR - Kantoortaken**:

- in de planning kies je bij **Type** voor **Indirect**, bij **Code** voor **KTR - Kantoortaken** en daarna de **Kantoortaak**. Zie [Plannen in de Team Planning](https://help.aira.jlfintech.nl/planning-en-werkvoorraad/team-planning.md);
- in **Mijn uren** kies je dezelfde code. Zie [Uren schrijven](https://help.aira.jlfintech.nl/uren/uren-schrijven.md).

## Veelgestelde vragen

### Waarom kan ik geen kantoortaak aanmaken?

Je mist het recht **Kantoortaken beheren**. Zonder dat recht staat de knop **Nieuwe kantoortaak** er niet, en zonder **Planning bewerken** zie je de pagina **Werkvoorraad** helemaal niet. Vraag de beheerder van je kantoor om het recht.

### Waar zie ik de kantoortaken die aan mij zijn toegewezen?

In **Mijn acties** op de tab **Taken**, onder het kopje **Kantoor**. Taken met een verlopen of naderende richtdatum staan daar ook bovenaan bij **Verlopen richtdatum** of **Richtdatum binnen 5 dagen**.

### Kan ik een kantoortaak zonder uitvoerder aanmaken?

Ja. Zo'n taak staat bovenaan de tab **Kantoortaken** bij **Geen uitvoerder toegewezen aan**, zodat je hem later kunt toewijzen.

### Hoe rond ik een kantoortaak af?

Klik op de tab **Kantoortaken** op **Voltooien** bij de taak, of open de taak in **Mijn acties** en klik op **Voltooien**. Met **Heropenen** zet je hem terug. Voltooien mag wie **Kantoortaken beheren** heeft en de uitvoerder van de taak.

### Hoe plan ik uren in op een kantoortaak?

Kies in de planning bij **Type** voor **Indirect**, dan de code **KTR - Kantoortaken** en daarna de kantoortaak. Uren schrijven doe je in **Mijn uren** met dezelfde code.